Algemene Verordening Gegevensverwerking

Informatie voor sollicitanten van Toyota Material Handling Nederland BV (TMHNL)

TMHNL bewaart en verwerkt de persoonsgegevens van sollicitanten in de normale uitoefening van haar werving- en selectieprocedure en gebruikt deze gegevens voor diverse doeleinden. Onderstaande informatie is bedoeld voor sollicitanten die een functie ambiëren bij een van de bedrijven binnen de Toyota Material Handling Europe Groep (“TMHE”). De gegevens van deze sollicitanten hierna te noemen: “persoonsgegevens”.

Welke persoonsgegevens worden door TMHNL bewaard en gebruikt?

Persoonsgegevens kunnen door de sollicitant zelf worden aangeleverd of van andere bronnen afkomstig zijn. Persoonsgegevens kunnen globaal in de volgende categorieën worden ingedeeld:

Identificatiegegevens, zoals naam, gebruikersnaam, wachtwoord (indien u via onze website solliciteert), nationaliteit en geboortedatum;
Contactgegevens, zoals adres en telefoonnummer;
Sollicitatiegegevens, zoals informatie over eerdere werkervaring (met inbegrip van referenties van voormalige werkgevers), kwalificaties en arbeidsverleden, genoten opleidingen, taalvaardigheden, professionele vaardigheden en talenten, lidmaatschap van beroepsorganisaties, vrijwilligerswerk, wensen omtrent standplaats en (voor zover van toepassing) rapporten van wervings- en selectiebureaus;
Verslagen van sollicitatiegesprekken; en
Communicatiegegevens, zoals de inhoud van e-mails.

Waarom worden persoonsgegevens door ons bewaard en gebruikt?

Wij gebruiken de persoonsgegevens primair ter uitvoering van sollicitatieprocedures voor het vullen van vacatures binnen TMHE. De gegevens worden gebruikt voor de communicatie met de sollicitant, het beoordelen van een sollicitatie op basis van de functievereisten, het maken van een keuze tussen in aanmerking komende kandidaten en als basis voor de besluitvorming. Van deze persoonsgegevens kan ook gebruik worden gemaakt om te voldoen aan arbeidsrechtelijke voorschriften of om sollicitaties intern binnen TMHE af te stemmen.

Wat is de juridische grondslag voor het gebruik en het bewaren van persoonsgegevens?

Door te solliciteren naar een functie bij TMHNL of binnen de TMHE groep verleent de sollicitant toestemming aan TMHNL om alle in de sollicitatie verstrekte gegevens alsmede alle gegevens die in aanvullende stukken en informatie die tijdens een sollicitatiegesprek worden verstrekt, specifiek aan te wenden ten behoeve van de werving en selectie. TMHNL kan ook gebruikmaken van openbare persoonsgegevens, zoals informatie op de sociale media, op basis van het gerechtvaardigde belang dat zij wil beoordelen of een sollicitant of een overige potentiële kandidaat voor een bepaalde functie geschikt is.

Toegang tot persoonsgegevens door anderen dan TMHNL

TMHNL kan de persoonsgegevens van een sollicitant of overige potentiële kandidaat om de volgende redenen aan derden doorgeven:

Binnen TMHE: persoonsgegevens kunnen tussen TMHE-bedrijven onderling worden uitgewisseld indien dat in verband met de sollicitatieprocedure noodzakelijk is.
Leveranciers: de HR-afdeling kan ten behoeve van de sollicitatieprocedure gebruikmaken van extern geleverde IT-systemen of -diensten van derden-leveranciers. De betreffende gegevens worden in dat geval aan die leverancier beschikbaar gesteld ten behoeve van het betreffende systeem of de betreffende dienst, met inachtneming van het bepaalde in een alsdan tussen TMHNL en de leverancier te sluiten, relevante verwerkersovereenkomst.

Persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven aan partijen die buiten de Europese Economische Ruimte (“EER”) zijn gevestigd, bijvoorbeeld wanneer een sollicitant op een functie reageert bij een TMHE-vennootschap buiten de EER. In dat geval zorgen wij ervoor dat ten behoeve van die persoonsgegevens maatregelen worden getroffen die een niveau van gegevensbescherming bieden dat gelijkwaardig is aan hetgeen vereist is ingevolge de Europese privacywetgeving (zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming; AVG).

Hoelang worden persoonsgegevens bewaard?

Persoonsgegevens worden door TMHNL of namens ons door derden bewaard voor zolang dat nodig is ter nakoming van onze verplichtingen en voor zolang dat strikt genomen nodig is voor het realiseren van de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verkregen. Wanneer de persoonsgegevens niet langer nodig zijn, worden de gegevens uit onze systemen verwijderd of op juiste wijze geanonimiseerd. Als hoofdregel geldt dat persoonsgegevens die op een sollicitatie betrekking hebben, verwijderd worden zodra over de benoeming is beslist en een eventuele termijn voor bezwaar of beroep tegen die beslissing is verstreken. Voor backups van persoonsgegevens die om veiligheidsredenen zijn gemaakt, kan een langere bewaartermijn gelden. Voor de toegang tot die persoonsgegevens gelden in dat geval zeer strenge beperkingen.

Welke rechten hebben betrokkenen?

Toestemming voor het bewaren of anderszins aanwenden van persoonsgegevens kan te allen tijde worden ingetrokken. Natuurlijke personen hebben daarnaast de volgende rechten:

Recht van inzage:Elke natuurlijke persoon heeft het recht om te vragen of wij al dan niet persoonsgegevens van hem of haar verwerken en, indien dat het geval is, informatie vragen opvragen over welke persoonsgegevens wij beschikken. Ook moeten wij reageren op vragen zoals waarom wij persoonsgegevens gebruiken en bijzonderheden verstrekken over de gegevens die wij verwerken en aan wie wij toegang tot die gegevens hebben verleend. Dit is echter geen absoluut recht. Het inzagerecht kan beperkt worden in het belang van andere natuurlijke personen.
Recht op rectificatie:Wij zijn verplicht om onjuiste persoonsgegevens op verzoek te corrigeren en om onvolledige persoonsgegevens op verzoek aan te vullen.
Recht op gegevenswissing (recht op vergetelheid):Wij zijn in bepaalde omstandigheden verplicht om persoonsgegevens op verzoek van betrokkene te wissen.
Recht op beperking van de verwerking:Wij zijn in bepaalde omstandigheden verplicht om het gebruik van persoonsgegevens op verzoek van betrokkene te beperken. In dat geval mogen wij die gegevens uitsluitend gebruiken voor bepaalde beperkte, wettelijk omschreven doeleinden.
Recht op overdraagbaarheid van gegevens:In bepaalde omstandigheden hebben betrokkenen het recht om de door ons verwerkte persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen en deze gegevens vervolgens aan een ander bedrijf over te dragen zonder daarbij door ons te worden gehinderd.
Recht van bezwaar:In sommige gevallen hebben betrokkenen het recht om bezwaar te maken tegen het gebruik dat wij van hun persoonsgegevens maken. Wij kunnen dan verplicht zijn om het gebruik van die persoonsgegevens te staken.

Contact opnemen met TMHNL:

Indien u wilt dat TMHNL nadere informatie verstrekt of op een verzoek reageert tot uitoefening van uw hiervoor beschreven rechten, kunt u contact opnemen met uw contactpersoon of een e-mail sturen naar:

TMHNLSMBPO&O@nl.toyota-industries.eu

Tot slot wijzen wij u erop dat u altijd het recht heeft om desgewenst een klacht in te dienen bij de bevoegde autoriteit persoonsgegevens, te weten:

Autoriteit Persoonsgegevens
Postbus 93374
2509 AJ DEN HAAG
Tel.nr.: 088 – 1805 250